INVENTARIO FÍSICO: TRABAJOS PREVIOS - ORDEN Y LIMPIEZA

El orden y la limpieza en el almacén son fundamentales para garantizar una operativa eficiente y segura. Por un lado, un almacén bien organizado y limpio ayuda a prevenir accidentes, ya que los trabajadores pueden identificar rápidamente los peligros potenciales. Por otro lado, el orden y la limpieza ayudan a reducir los costos de almacenamiento, a aumentar la productividad y asegurar que los productos almacenados se mantengan en buen estado. 

Para ilustrar cómo tener un almacén limpio y ordenado podemos preguntarnos en cuál de estos dos almacenes será más productivo el trabajo del equipo del almacén:

La respuesta es obvia, en el almacén 1 como consecuencia del orden y la limpieza se facilita la localización de productos, por lo que reduce el tiempo de búsqueda y mejora la eficiencia del picking. Además, también ayuda a reducir los errores de inventario, lo que contribuye a una mayor precisión en las operaciones del almacén.

Con esta introducción hemos resaltado la importación de las tareas destinadas a ordenar y mantener limpio el almacén. Esto aplicado a la realización de inventarios o recuentos físicos de la mercancía almacenada está clara: cuánto más ordenado y limpio esté el almacén más eficaz y eficiente será la realización de los recuentos. Entre otras cosas porque menos tiempo le dedicaremos al recuento, reduciendo así los costos de almacenamiento porque tanto los recursos humanos que dediquemos como la maquinaria de manutención que dediquemos estarán ocupados un menor tiempo a una tarea que no aporta un valor añadido a la mercancía almacenada.

Por lo tanto, cuando se planea realizar un inventario, y más si es el inventario anual o general de la empresa es preciso programar tareas de limpieza y ordenamiento del almacén. Esto suele ser necesario porque la mayoría de las empresas, tanto grandes como pequeñas, no suele destinar recursos a estas tareas. Por lo general no suele haber tiempo porque las tareas cotidianas de recepción, carga, descarga, picking, etc.… ocupan todo el tiempo y recursos.

En función del estado del almacén, de la cantidad de mercancía almacena y de los recursos humanos es preciso programar estas tareas. El jefe de almacén debe tomar la iniciativa y hacer una programación realista. Se puede valer de algunas herramientas para programar tareas como un diagrama de Gantt. Una vez que tiene claro cuándo y qué recursos va a dedicar a limpiar y ordenar el almacén debe hacer partícipes a todos los involucrados de esta programación. Así mismo, sus responsables jerárquicos han debido ser informados y en caso necesario dar su validación a esta programación afín de evitar posibles incompatibilidades con otras tareas que la dirección pudiera querer priorizar.

En qué consisten las tareas de limpieza y orden del almacén.

Las tareas de limpieza deben ir encaminadas a eliminar todo aquello que no deba estar en la zona de almacenamiento. Por ejemplo, es común que en el almacén se encuentren cajas y restos de embalajes vacíos mezclados con la mercancía. Este tipo de material dificulta la labor del recuento. La persona que realiza el recuento que se encuentra en una ubicación en la que hay cajas vacías junto con cajas completas tiene que parar el recuento y revisar qué cajas contienen mercancía y cuáles no, por lo que está dedicando un tiempo a una tarea que tenía que estar hecha previamente. Además, esto puede inducir a errores porque el operario deja de estar concentrado en la tarea de recuento para ordenar y limpiar la ubicación que está recontando.

 En cuanto al orden va dirigido a almacenar la mercancía con unos criterios de apilamiento y almacenamiento conocidos y compartidos por todo el equipo del almacén. Todos deben saber cómo se ha de colocar la mercancía dentro de las ubicaciones asignadas. Si cada miembro del equipo del almacén efectúa las labores de ubicación y almacenamiento según sus criterios podemos encontramos en una ubicación un almacenamiento caótico imposible de contar. Las tareas dirigidas a mantener el orden engloban las acciones dirigidas a revisar que la mercancía está almacenada en sus espacios conforme a las normas establecidas. ¿Qué ocurre si en el almacén no se han establecido normas sobre cómo realizar el almacenamiento de los distintos materiales? Pues bien, en ese caso las nos centraríamos en revisar cada ubicación y asegurarnos que la mercancía depositada en cada ubicación se puede contar sin que haya que realizar ninguna manipulación por parte de la persona que realice el recuento. Por ejemplo, un palet con cajas de la misma referencia nos aseguraríamos de que si está empezado completáramos cada base de cajas con la misma cantidad de cajas, y así, no dejar un palet “escarbado” que dificulta su recuento.

Entre el orden se encuadraría la revisión dirigida a cerciorarnos de que no hay mercancía mezclada, y que toda la mercancía está identificada unívocamente con su correspondiente código o referencia.

Por último, es preciso identificar todo aquello que esté en el almacén y que no tiene que ser contado. Esto reduce la posibilidad de cometer errores.

El propósito de las tareas de limpieza y orden previas a la realización de un inventario es que el inventario sea lo más fiable posible y se realice en el menor tiempo posible utilizando los recursos estrictamente necesarios. Para conseguir esto las personas involucradas no pueden distraerse, deben estar concentradas en el recuento, verificación y anotación de lo que están contando. No podrán conseguir esto si en cada ubicación se encuentran con mercancía mezclada, cajas vacías, mercancía sin identificar, etc.….

De ahí que mi recomendación es que las tareas de limpieza y orden formen parte de un programa estricto que hay que cumplir. En próximos artículos abordaremos cómo realizar esta programación. En caso de no tener esa programación fijada es indispensable como hemos visto a lo largo del articulo programar una limpieza y ordenar el almacén antes de la realización de un recuento de inventario.